דוגמאות לניהול נכון של פעילויות עסקיות בסיכון גבוה
פעילויות קריטיות מהוות נתיב קריטי של סיכון
בכל פרוייקט קיים נתיב קריטי של פעולות שחייבים לשים אליהם לב. יש לסמן נתיב זה ולהתייחס תמיד לפעילויות המצויות בנתיב הקריטי ולהתכונן אליהם מבעוד מועד. פעולות אלו כרוכות בסיכון רב יותר מכיוון שהן משפיעות הכי הרבה על תאריך הסיום של הפרויקט.
פעילויות של ספקים המשפעיות על הסיכון בפרוייקט
כאשר חותמים על חוזה ספק / קבלן, שימו לב כי אתם מחייבים אותו בהגשה תקופתית של דוחות התקדמות מפורטים הכוללים נתיבים קריטיים. הצוות שלך הוא האחראי לבחון דוחות אלא בשטח.
פעילות הספק החלות בסוף הפרויקט כרוכות בסיכון רב יותר מפעילות ספק מוקדמת. יש לקטלג את הספקים ו/או קבלנים יש לקטלג אותם כך שיופיעו תחת סיכון על ידי רחוקים משליטה, שונה הדבר מהעובדים שלך בפרויקט, עליהם צוות ניהול הפרויקט יכולים לבצע שליטה ובקרה דחופים יותר.
לפיכך - יש לטפל בעובדים כך, עובדים ישירים סיכון נמוך כל עוד הם תחת בקרה ושליטה דחופה, עובדי מיקור חוץ, ספקים וקבלנים במונחים של סיכון גבוה המשפיע על תוצאות סיום הפרויקט.
לפיכך - יש לטפל בעובדים כך, עובדים ישירים סיכון נמוך כל עוד הם תחת בקרה ושליטה דחופה, עובדי מיקור חוץ, ספקים וקבלנים במונחים של סיכון גבוה המשפיע על תוצאות סיום הפרויקט.
עובדים בלתי מנוסים
הקצאה של עובדים בלתי כשירים ו/או בלתי מנוסים לעבודה מסכנת את יכולת העמידה בזמני הפרויקט וביעדיו, איכות ביצוע ועמידה ביעדי הפרויקט. עבודה ללא כישורים מתאימים ו/או נסיון, עלולה ליצור בעיה של מריחת זמן מיותרת ואיחורים באבני הדרך של הפרויקט, כלומר, הגדלת זמן לביצוע, פגיעה באיכות התוצאה ואי עמידה ביעדי זמן.
ניתן למזער את הסיכון
על-ידי הכנסת סעיף להסכם עם קבלן "הכנסת עובדים לא מוכשרים לסוג הפעילות שהם יבצעו לא תתאפשר במסגרת העבודה וככול שיבקש הקבלן לעשות כן ולספק עובדים לא מיומנים, יוזמנו העובדים בקבוצה מרוכזת לימי הכשרה קבועים מראש, כל האמור יכול על חשבון הקבלן ולא בפעילות הפרויקט".
בחן תמיד את הגדרות זמן העבודה שהקבוצה שלך הגדירה, הוסף הסתברויות ומצבי אי-עמידה בזמנים, כך שהכל יהיה ברור ונהיר לפני תחילת הפרויקט, כך שהממשל התאגידי יהיה מודה לאותן שפעות חיצוניות העלולות לפגוע ביעדי הפרויקט ויתכננו מועד סיום אחר/חדש.
ניתן למזער את הסיכון
על-ידי הכנסת סעיף להסכם עם קבלן "הכנסת עובדים לא מוכשרים לסוג הפעילות שהם יבצעו לא תתאפשר במסגרת העבודה וככול שיבקש הקבלן לעשות כן ולספק עובדים לא מיומנים, יוזמנו העובדים בקבוצה מרוכזת לימי הכשרה קבועים מראש, כל האמור יכול על חשבון הקבלן ולא בפעילות הפרויקט".
בחן תמיד את הגדרות זמן העבודה שהקבוצה שלך הגדירה, הוסף הסתברויות ומצבי אי-עמידה בזמנים, כך שהכל יהיה ברור ונהיר לפני תחילת הפרויקט, כך שהממשל התאגידי יהיה מודה לאותן שפעות חיצוניות העלולות לפגוע ביעדי הפרויקט ויתכננו מועד סיום אחר/חדש.פרויקט קצר מועד
פרויקט קצר-מועד הנמשך פרק זמן הקטן משנה, אינו כולל גורמים רבים של אי-ודאות ולכן לרוב מקטלגים אותם כבעלי סיכון נמוך. הגדרה זו נובעת מזמינות משאבים מהירה, שינויי טכנולוגים שאינם יקרים, שינויים בדרישות שוק וכן הלאה.
הסיכון הוא בהתנהגות של הארגון בד"כ לקיים פעילויות רבות מדי המתרחשות בו-זמנית
יש לבחון האם קיימות פעילויות רבות המתוזמנות לאותו זמן (נתיב קריטי בחיי הפרויקט). גם אם פעילויות אלה מבוצעות על-ידי אנשים שונים, התרחשות בו-זמנית של מספר פעילויות יוצרת סיכון בפרויקט בכל שלב.
דוגמא
פרויקט המצוי באזור עמוס וסוען בשעות מסויימות של היום, כאשר כביש הגישה ממש תקוע בשעות מסויימות, אין לתזמן משימה של הבאת ציוד, במיוחד לא ציוד הנכלל כמשאיות גדולות מכיוון שאין שטח פנוי ישיר לגישה וגם לא מסביבו, יגרום המצב לעיכוב גדול יותר בזמן מהקיים בסגרת היום, יום. הבאת הציוד תתעכב ותתפרס על כמה שעות/ימים, חלק מהציוד לא יגיעה בזמן. זו פעולה העלולה לשבש את פעילות הפרויקט, ליצור אבטלה סמויה של קבלנים ועובדים ו/או פגיעה בתזמוני הפרוייקט האחרים.
דוגמא
פרויקט המצוי באזור עמוס וסוען בשעות מסויימות של היום, כאשר כביש הגישה ממש תקוע בשעות מסויימות, אין לתזמן משימה של הבאת ציוד, במיוחד לא ציוד הנכלל כמשאיות גדולות מכיוון שאין שטח פנוי ישיר לגישה וגם לא מסביבו, יגרום המצב לעיכוב גדול יותר בזמן מהקיים בסגרת היום, יום. הבאת הציוד תתעכב ותתפרס על כמה שעות/ימים, חלק מהציוד לא יגיעה בזמן. זו פעולה העלולה לשבש את פעילות הפרויקט, ליצור אבטלה סמויה של קבלנים ועובדים ו/או פגיעה בתזמוני הפרוייקט האחרים.
עיצוב לוח זמנים של פרויקט בסדר הנכון
מנהל פרויקט מתחיל, המצוי בפעילויות המקוטלגות כסיכון גבוה, אינו מקטלג את הפעילות לפי רמות השפעה של סיכונים או חלוקתה לרמות השפעה, השלכה, אחר. בעת התחלת פרויקט יש לפרוס בפרטים את מכלול הדרישות של כל פעילות, תחילה כדי שאפשר יהיה לראות באופן צורני את כל היקף הפרויקט ותוצריו.
לאחר מכן, כדי שתוכל לבחון כל פעילות ולקשרה עם פעילויות אחרות כדי להגיע לתזמון אידיאלי של שלל פעילויות באותו הזמן או דחיית מועדם.
לאחר מכן, כדי שתוכל לבחון כל פעילות ולקשרה עם פעילויות אחרות כדי להגיע לתזמון אידיאלי של שלל פעילויות באותו הזמן או דחיית מועדם.
התעלמות מטעויות העבר - שגיאה
למדו משפט מפתח, 'מטעויות לומדים, לפיכך מתחקרים טעויות ולא בועטים אותן מתחת לשטיח' (NJP). אם לא תתעד שגיאות שאירעו בפרויקטים בעבר, אין כל ספק כי תפגוש אותן מחדש בעתיד ותחזור על אותן שגיאות בפרויקטים עתידיים.
תעד ונהל יומן אירועים ותחקורים של שגיאות, תחקור אותן יחד עם הצוות שלך, הוסף לתוכן מסקנות ודרכי התמודדות, שמור ועיין לקראת הפרויקטים הבאים, לזה קוראים תו"ב - תורת ביצוע, ומידע עסקי שהעסק מייצר לעצמו - עליו הוא צריך לשמור כנכס.
תעד ונהל יומן אירועים ותחקורים של שגיאות, תחקור אותן יחד עם הצוות שלך, הוסף לתוכן מסקנות ודרכי התמודדות, שמור ועיין לקראת הפרויקטים הבאים, לזה קוראים תו"ב - תורת ביצוע, ומידע עסקי שהעסק מייצר לעצמו - עליו הוא צריך לשמור כנכס.
